Secrétaire

Synonyme(s) : assistant/e de direction, office-manager, secrétaire de direction

Avec le sourire, le secrétaire jongle avec le téléphone, la souris de l'ordinateur et de nombreux dossiers. Qu'il exerce dans une PME (petite ou moyenne entreprise), dans un service technique ou chez un avocat, sa discrétion et ses initiatives sont appréciées.

Découvrir ce métier en 2 minutes :

Adaptabilité, initiative, discrétion font partie des principales qualités du secrétaire. Sans oublier une orthographe parfaite et une mémoire infaillible. Le secrétaire doit être polyvalent. Il faut pouvoir passer rapidement d'une activité à l'autre, par exemple suspendre la rédaction d'un rapport pour prendre un appel téléphonique important. Prise de notes, saisie du courrier, réception et envoi de messages téléphoniques ou électroniques, organisation de réunions, accueil, stockage d'informations (traitement de texte, tableur) et tenue d'agendas... la liste de ses tâches est longue. De plus, c'est souvent le premier interlocuteur des personnes extérieures à l'entreprise ; il doit donc aimer communiquer.

Les secrétaires spécialisés sont recherchés : secrétaire médical ou secrétaire juridique en particulier.

Durée des études

Après la 3e

3 ans pour préparer le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou le bac STMG.

Après le bac

Un bac + 2 (BTS, DEUST) ou un bac + 3 (BUT, licence pro) dans les secteurs de la gestion, l'administration, la communication et le juridique.

Compétences

Efficace et fiable

Organisé, méthodique, discret, courtois, autonome... le secrétaire cumule qualités et compétences. Il est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et l'accueil qu'il assure contribuent à la bonne image du service qui l'emploie.

Polyglotte

À l'écrit comme à l'oral, le secrétaire doit savoir s'exprimer avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue française ; dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est vraiment indispensable. Posséder une 3e langue peut même faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de l'écriture rapide est évidemment nécessaire.

Disponible et adaptable

Malgré ses multiples occupations, le secrétaire sait toujours se rendre disponible... C'est encore plus important s'il est assistant de direction. Il doit savoir hiérarchiser les priorités et parer aux urgences : cela exige de sa part une grande capacité d'adaptation.

Condition de travail

Dans toutes les entreprises

D'une entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, une PME commerciale, un lycée ou une direction ministérielle... les secrétaires sont présents dans une multitude d'environnements professionnels.

Parfois à distance

Certains secrétaires sont spécialisés dans le télétravail, et ne se trouvent pas physiquement dans l'entreprise pour laquelle ils répondent au téléphone. Ils sont alors rémunérés soit par une entreprise de télésecrétariat, soit par plusieurs entreprises, qui font appel à leurs services à distance.

Toujours à son bureau

Même si sa fonction a évolué, le secrétaire ne quitte pas beaucoup le champ restreint de son service ou de sa société. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Et, comme le secrétaire de direction est la seconde mémoire du dirigeant, il se doit souvent d'épouser le rythme de travail de ce dernier : un dossier urgent n'attend pas.

Nature du travail

Toujours sur la brèche

Le secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par lui : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier... Sans répit, il passe du classement de dossiers à la saisie de texte ou du budget.

La plaque tournante du service

L'informatisation des services a déchargé le secrétaire de nombreuses tâches basiques de bureautique. Il est par conséquent plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisateur, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.

Un métier aux 1000 postes

Le quotidien du secrétaire varie considérablement selon qu'il exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistant) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit alors de seconder un dirigeant ou un chef de service, en le déchargeant de tous les aspects administratifs.

Accès au métier

Le bac techno STMG ou le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités constitue la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Les postes comportant des responsabilités plus larges se situent au niveau bac + 2 (BTS), bac + 3 (BUT, licence professionnelle, année de spécialisation). Une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial est un réel atout. Dans le secteur juridique, des connaissances en droit sont très appréciées. Quelques CFA offrent une formation en alternance.

Niveau bac + 2

BTS support à l'action managériale ; gestion de la PME ; assistance technique d'ingénieur ; communication ; notariat

DEUST bureautique et communication multimédia ; assistant juridique

Niveau bac + 3

BUT gestion des entreprises et des administrations ; gestion administrative et commerciale des organisations ; carrières juridiques

Licence pro en marketing, communication, commerce, management, langues, droit, administration des entreprises...

Vie professionnelle

Salaire

Salaire du débutant

À partir de 1800 euros brut par mois, selon le niveau de formation et de spécialisation.

Intégrer le marché du travail

Effectifs en baisse

On dénombre environ 650 000 secrétaires répartis dans tous les secteurs d'activité. La profession compte près de 97 % de femmes, qui exercent principalement en Ile-de-France, dans le sud de la France et en Alsace. Par ailleurs, environ 75 000 secrétaires de direction se concentrent dans les sièges d'entreprises, surtout en Ile-de-France. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs à la retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.

Qualification en hausse

Le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un niveau bac + 2 : BTS (brevet de technicien supérieur), ou diplôme équivalent et 6 % ont un niveau bac + 3. Cette hausse s'accompagne d'une évolution de la fonction. En effet, il est de plus en plus fréquent qu'un secrétaire assiste au moins 2 directeurs, voire plus.

Les emplois de secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. Après 3 ans de vie active, 11 % des titulaires d'un BTS secrétariat sont encore intérimaires.

Ressources

• Fédération française des métiers de l'assistanat et du secrétariat

Source : ONISEP